NEXT! Kø-system til Fredericia Kommune

Borgerservice i Frederica Kommune behandler hvert år mange tusinde personlige henvendelser fra borgere i kommunen.

Tidligere var det sådan, at når borgeren henvendte sig til skranken i forhallen, skulle den vagthavende rådgiver udlevere et kø-nummer til borgeren. Det var derfor nødvendigt med personlig bemanding i hele åbningstiden. I ydertimerne, hvor der ofte kun var få henvendelser i timen, udgjorde bemandingen af skrankerne et ressource-spild. Fredericia Kommune ønskede derfor et system, der kunne frigive rådgiverens tid til andre gøremål og således spare en sagsgang.

Et sådant system blev leveret af Kofoed & Co.

NEXT!

NEXT! kø-system består af selvbetjenings-standere med indbyggede bon-printere og med en velkomstskærm, der består af en række kategorier. Hver kategori beskriver et område hvor rådgiverne i Borgerservice kan hjælpe borgeren.

Når borgeren ankommer til Borgerservice, vælger vedkommende den kategori, der passer til deres henvendelse. Herefter printes en lille bon med borgerens nummer i køen. På bonen står der også, at man bedes tage plads i venteværelset.

Hver morgen bedes rådgiverne vælge de kategorier man er rådgiver for den pågældende dag. Disse valg kan ændres i løbet af dagen. En teamleader for Borgerservice kan i systemet se, om alle kategorier har en rådgiver tilknyttet. Så snart en borger har henvendt sig ved standeren og fået udleveret et kø-nummer indenfor en given kategori, får de rådgivere, der er tilknyttet den valgte kategori, en kort besked på deres skærm hvor der vises en notificering om, at der står en borger i ”kø”. Den rådgiver, der vælger at tage sig af borgeren, markerer dette med et klik på notificeringen på sin skærm. Herefter fjernes notificeringen fra de andre rådgiveres skærme. Borgerens nummer blinker nu på overhead skærmene med angivelse af hvilken skrank han/hun skal henvende sig til.

Ved enkelte kategorier er der behov for, at borgeren har udfyldt et dokument inden man træffer sin rådgiver. Systemet er derfor sat op således, at man ved disse kategorier kan printe det relevante dokument ud og udfylde dem inden henvendelse til rådgiveren. Der vil blive opsat en printer ved standeren som kan printe disse dokumenter.

Planlagte møder hos rådgiverne bliver registreret i rådgiverens kalender. Så snart en borger møder op til en given aftale, skal vedkommende scanne sit sygesikringskort på standeren. Herved bliver der givet direkte besked til den pågældende rådgiver om, at den borger de har møde med, venter i forhallen. Borgeren får på skærmen at vide, at vedkommendes ankomst er registreret og man bør tage plads i venteværelset og afvente rådgiveren.

Fordele

Borgerservice i Fredericia har med denne løsning fra Kofoed & Co. opnået en større medarbejdertilfredshed, mere smidig borger-behandling samt sparet penge på administration.

NEXT! - Hvis du vil forrest i køen!